Hoe kan je je administratie het beste bijhouden?
Administratie is misschien niet je favoriete hobby, maar het moet toch gebeuren en dan kan het maar beter in een keer goed gebeuren. Ik kan me voorstellen dat je niet helemaal weet hoe je dit nou het beste kunt doen. Lees hier dus hoe je het beste je administratie bij kunt houden.
Plan een vaste dag in de week in
Allereerst is het belangrijk dat je ervoor zorgt dat je een vaste dag inplant voor je administratie. Het is een van de taken die niet leuk is om te doen en dan ook vaak uitgesteld wordt. Door het steeds vaker uit te stellen loopt de administratie ook steeds meer op en kan het zomaar zijn dat je bedrijf daar last van gaat hebben. Het is dus erg belangrijk om een vaste dag of dagdeel in te plannen en hier dan ongestoord aan te werken. Zet desnoods je telefoon uit.
Laten uitbesteden!
Wat je natuurlijk ook kunt doen, is je administratie uitbesteden. Zo weet je zeker dat alles op orde is en hoef je hier zelf geen tijd voor vrij te maken. Dit kost natuurlijk ook wat, maar als je administratie goed op orde is, heb je dit er zo weer uit. Zo zijn er verschillende bedrijven die je kunt laten inhuren om je administratie bij te houden. Afhankelijk van de hoeveelheid kan er worden besproken hoe vaak ze dit doen en wat ze allemaal precies voor je gaan doen.
Zorg voor een goed systeem
Hoe vervelend is het als je aldoor papieren facturen ontvangt die je zelf nog moet verwerken? Zo raak je snel in de war of vergeet je helemaal dat je die uitgave hebt gedaan. Met Kofax worden papieren facturen omgezet naar databestanden. Het databestand kan worden gekoppeld aan de juiste crediteur, automatisch worden gevalideerd, en indien de factuur niet voldoet aan je business regels, automatisch worden geretourneerd aan de leverancier. Dit kan ook met orders en facturen. Met Basware zet je namelijk orders en facturen om naar databestanden. Zo krijgen bedrijven volledige controle op de bedrijfsuitgaven en de verwerking van de facturen. Je hoeft dus niet meer continu al je personeel te vragen hoe het zit met de uitgaven en facturen, maar je laat ze het gewoon inscannen. Scheelt enorm veel tijd en stress.
